6 tips for arrangører…

Det startede egentlig med at jeg sad og samlede nogle af de (synes jeg) gode tanker og ideer jeg har gjort mig omkring arrangørarbejde gennem tiden og ville lave en flok indlæg ud af det. Så gik det op for mig, at mange af dem havde jeg faktisk allerede – i forskellige form – bragt på bloggen tidligere. Så i stedet bliver det lidt et kombineret opsamlings- og beskrivelses indlæg indholdende 6 gode tips til arrangører, baseret på mine egne (og andres) erfaringer.

Find ud af hvad scenariet handler om – og hvad det ikke handler om

Det er naturligvis vigtigt at finde ud af hvad scenariet handler om, men det er mindst lige så vigtigt at sætte nogle grænser og finde ud af hvad det ikke handler om, så man kan fokusere på det scenariet handler om. For år tilbage var “sandkassescenarier” ret populære, men de er efterhånden gået af mode – fordi det er meget svært at fortælle en masse tematisk forskellige historier i samme rammer. For argumentation hvorfor man skal vælge noget fra se nærmere i dette indlæg.

Jeg tror også på at en stærk ide er vigtig. At man har en klar ide om hvad scenariet skal handle om er medvirkende til at sikre, at alle spillerne er helt enige om hvad der skal ske. For argumentation for hvorfor den stærke ide er bedre se nærmere i dette indlæg.

Det kommer deraf også naturligt, at man skal stå fast ved den stærke ide. Det sker tit at arrangørerne har en klar ide om hvad scenariet skal handle om, men at en masse enkeltpersoner hver især får overbevist arrangørerne om at de skal have lov at lave noget helt andet. Hvis for mange gør det bliver ideen udvandet og scenarier mister fokus. Derfor er det vigtigt at arrangørerne tør sige nej. For nærmere argumentation omkring dette se i dette indlæg.

Vær ærlig i din kommunikation

Nu har du fundet ud af hvad scenariet handler om. nu skal det ud til spillerne. Her skal du frem for alt være ærlig og klar i din kommunikation.

Det er muligt du kan få flere spillere ved at være lidt uklar om hvad du vil, men de vil sandsynligvis få en dårlig oplevelse. Den bedste oplevelse fås hvis alle deltagere er enige om hvad scenariet skal handle om. En længere argumentation for hvorfor forventningafstemning er så vigtig findes i dette indlæg.

Lav ikke scenariet større end du kan magte

Selvom det lyder godt, er lettere at få til at hænge sammen økonomisk og indgyder mere respekt at lave et stort scenarie, så skal man passe på ikke at gabe for stort.

For det første er det begrænset hvor mange deltagere man kan overkomme at arrangere for med en given flok arrangører. Hvis du har ekstremt dygtige og erfarne arrangører/hjælpere og scenariet er designet til at give så få opgaver til arrangørerne undervejs som muligt så vil jeg tro du kan nøjes med omkring 1 arrangør/hjælper per 100 deltagere. Næsten alle scenarier ligger lavere med omkring en arrangør/hjælper for hver 20-50 deltagere eller måske endnu lavere.

Til nybegyndere vil jeg kraftigt anbefale at lave et scenarie på maksimalt 50-100 deltagere.

Faktorer der gør der er behov for flere folk kan være ting som:

• Manglende erfaring blandt arrangører og hjælpere.
• Arrangører der laver alt muligt andet end scenarier.
• Et scenariekoncept der er arbejdskrævende – f.eks. rolleskrivning for alle deltagere.
• Uoptimale betingelser; stramt budget, dårligt vejr, interne gnidninger i arrangørgrupper og lignende.

Yderligere argumentationen for ikke at lave et scenarie alt for stort kan findes i dette indlæg.

Vælg en projektleder/sekretær

Selvom alle er venner og er gode til at passe deres opgaver (det sidste er i øvrigt sjældent tilfældet) så er det en god ide at have en projektleder i gruppen. Vedkommende behøver ikke at have mere indflydelse end at have ansvaret for at folk laver deres opgaver. Det betyder ting som:

• Sikre at der bliver holdt møder; at der er en dagsorden til dem og der bliver skrevet et referat.
• Holde styr på folks opgaver og deadlines og sørge for, at hvis nogen kommer bagefter så bliver det gjort noget for at indhente det gruppen er bagud.

Gør for alt i verden ikke den fejl at dele den opgave ud på flere hænder, for så ender det med at ingen varetager den.

Læg nogle planer

Ja det lyder banalt, men det sker ofte at planlægningen sker for sent, for dårligt eller kun bliver lavet mundtligt og så glemmer folk den.

Der skal være et budget (som er en plan for den økonomiske side). Det skal revideres når der er behov for det, så det afspejler virkeligheden.

Der skal være en plan for hvilke opgaver der skal udføres, af hvem og hvornår. Det skal også skrives ned – ellers glemmer folk det, og opgaverne bliver ikke løst. Særligt omhyggeligt skal opsætning, afvikling og nedpilning planlægges. Tilsvarende må man ikke glemme at der er nogen efterbehandling når scenariet er slut – det ser jeg alt for ofte at folk helt dropper.

Arrangørerer er ikke spillere

Selvom man som arrangør ofte laver lige præcis det scenarie man også rigtig gerne vil spille så er det en fejl at tro, at man har tid til at spille scenariet. Der er altid en masse opgaver der skal løses under et scenarie og de eneste der har alle kvalifikationerne til at løse dem er arrangørerne. For nærmere argumentation for hvorfor arrangører ikke skal spille se dette indlæg.