[Gæsteindlæg] Khypris i forhold til “Arrangørtips” – Et projekt der aldrig blev skrevet færdigt.

Dokumentation. Det er næsten en religion. Anført af Prædikanten Claus – blandt andre – er der de senere år blevet gjort mere og mere i dokumentation. Thomas Aagaard blev under tilblivelse af  Khypris inspireret til at skrive lidt dokumentation, og spurgte mig om det måtte komme på bloggen. Jeg kunne fortsætte med lange forklaringer om hvordan, hvorfor, hvad han har skrevet, osv. men på antallet af ord kan jeg se, at der er nok at give sig i kast med – så jeg tror jeg vil overlade ordet til Thomas.

Dette er et gæsteindlæg af Thomas Aagaard.

Jeg begyndte på denne tekst den 21.maj. Som læser af denne blog, ved du nok at Kåre, Søren Ebbehøj og Claus Raasted i foråret udgav bogen “Arrangørtips“. Den havde jeg med mig i bussen på vej til og fra Uni hvor jeg fik læst ca. halvdelen.

Om aftenen besluttede jeg mig for, at det kunne være sjovt at gennemgå den kapitel for kapitel og se hvad vi havde planlagt at gøre til Khypris. Og det gik  jeg så igang med… omkring kl. 4 næste morgen var jeg blevet for træt til at skrive mere og gik i seng. Desværre fik jeg aldrig gjort mere ved projektet.

Det har jeg gået og tænkt over i den sidste måned og er nået frem til at “hellere et halv gennemført projekt der kommer ud” end et der aldrig kommer ud til folk. Og nu da Kåres anmeldelse er kommet op, har jeg fået taget mig sammen til at gøre noget ved det (Hvilket viser hvor lang tid jeg har været om at få indlægget godkendt – Kåre).

Så i stedet for at gøre mere ved det jeg skrev i maj, så kommer det her under i den form det var. ink stavefejl osv. Det eneste jeg har gjort ved det, er lidt layout. Og det er vel også en form for dokumentation på hvordan et projekt kan gå i stå…

Det skal nævnes at punktet “andet” er skrevet løbende, så når er et sted står at jeg vil i seng, så er det det sidste jeg skrev.

Thomas Aagaard, 2.september

Jeg vil forsøge at gennemgå bogens punkter i den rækkefølge de står i bogen, og skrive mine tanker ned undervejs. Det giver helt sikkert nogle sidespring og meget talesprog. Men der giver jo et indblik i hvordan ens tanker kan flyve af og til…

Nogle af de ting jeg skriver kan virke indforstået, men jeg skriver først og fremmest dette for min egen skyld. Det skal nok nævnes at jeg har kendt Kåre M. Kjær i ca. 10 år, vi har lavet 3-4 scenarier sammen (bl.a. krigslive 5), og så har vi i øvrigt delt lejlighed i ca. 5 år.  Allan Davidsen har jeg også kendt i årevis og lavet krigslive 5 sammen med.

Hverken Søren eller Claus kender jeg ”privat” men har da kendt dem i en eller anden grad i en del år og har meget stor respekt for deres viden.

Jeg har deltager i en del af de ting Claus har lavet, men intet af sørens… Det kommer til Den hvide krig. (det er i øvrigt sjovt hvor meget temaerne m.m i Khypris og Den Hvide krig faktisk minder om hinanden. men det er et helt andet emne…)

Ordforklaring

Jeg = Mig
Vi = Allan og jeg.
vi = vurder ud fra sætningen hvem jeg mener. f.eks ”vi har i TRoA” vi=TRoA
Krigslive 5 = Afholdt af Allan, Kåre, Sune jensen og jeg selv i 2009. Som samarbejde imellem TRoA og Einherjerne.

Ny som arrangør

Side 16: ”Men mange deltagere gør allerede store opgaver større, og giver sjældent en markant bedre oplevelse til de enkelte deltagere, og slet ikke hvis opgaven bliver større, at du ikke kan magte dem.”

Det er derfor vi har et max på 300 spillere og holder det. Havde vi holdt tilmeldingen åben så ville vi havde haft 350 spillere på nuværende tidspunkt.

Spørg om råd:
Vi sender løbende ting som deltagerbrev m.m. til andre folk (bla. Jacob Kyed, Kåre og Lars Kjær) for at få nogle input. Nyeste eksempel, deltagerbrev 1, gav et helt afsnit som blev skrevet af Lars Kjær.

Arrangørgruppe

Vi er to arrangører.  Det gør at vi i princippet har en hurtig beslutningsproces og vi er sikre på at vi er enige om hvad vi vil. Dog har vi valgt at vi træffer alle beslutninger i fællesskab, så mails med større spørgsmål kræver at vi begge to er der. Det bliver dog delvist løst ved at jeg til tider hænger ud i Dragons Lair og svare på mails. For så kan jeg lige høre Allan om hans holdning. Og rigtigt mange mails, er praktiske spørgsmål eller om betaling m.m. som jeg sagtens kan ordne selv.

Til Krigslive V var vi 4 arrangører. To i Aalborg og to i Århus (Hvor en ikke havde mobiltelefon og den anden var ude og sejle i perioder uden tlf og net.) Det var ikke optimalt.

At vi begge to bor i Århus har løst det.

Det gjorde dog at TRoAs bestyrelse, da de i sin tid skulde godkende scenariet, havde en (begrundet) frygt for at det kun ville blive et Einherjerne projekt, hvor TRoAs bestyrelse ville mangle indblik og medlemmerne ikke ville føle noget ejerskab over det. Det var plan at vi ville modvirke dette ved at jeg to til Aalborg til bestyrelsesmøder for at holde bestyrelses opdateret. Og det var noget vi afsatte penge til. Dog har vi ikke brugt dem, da jeg løbende har sent opdateringer til de to bestyrelser. Og det er mit indtryk at begge føler sig informeret i en passende grad.  Og vi har formået at få nok spillere fra TRoA til at der i den grad er en hype omkring scenariet i TRoA og magne af ”liverne” i TRoA har en ejerskabsfølelse over scenariet.
(I Aalborg er det ”TRoAs sommerscenarie” I Århus er det ”Einherjernes Sommerscenarie)

Fælles formål: Det har vi sikret på to måder..

1. Vi har defineret scenariet som ”Kulturbaseret konfliktscenarie”
   Og det formål holder vi løbende vores beslutninger op imod.
2. Budgettet, de to bestyrelser har godkendt, har en formulering:
   ”Det er vores klar mål, at lave det bedste mulige scenarie (på en økonomisk ansvarlig måde)”
   Det sikre at der ikke er en konflikt imellem penge og spildesign…

Budgetlægning

Det er ikke overraskende at  jeg ret enig med Kåre… og det er  ”vi” også ret tit.
Det kan f.eks ses på at vi har 15.000kr til Uforudsete udgifter. (noget vi også gjorde til krigslive5)

Vi lavede oprindeligt budgetter for 120,150,200,250 og 300 spillere.
Jeg har et regneark som startede som budget og udvikler sig løbende til et regnskab. (som Søren er inde på)
Pt. er udgifter alle ”sikre” skrevet i som en udgift (ink. uforudsete udgifter), imens alle poster som ikke er 100 % nødvendige, ikke er skrevet på, medmindre det er penge vi har brugt. (f.eks indkøb af 50m teldug)
Så pt. er der ikke afsat penge til props, men vi har et meget stort + på bundlinjen.
Det er planen at vi revurderer punkter som props, nybygning, luksus m.m. igen.

I forhold til overskud, så er vores mål (som nævnt oven for) at lave bedst muligt scenarie. (på en økonomisk ansvarlig måde)
Så når vi nu står med et + på bundlinjen i regnearket, så er det penge vi har tænkt os at bruge.  Så resultatet bør reelt blive 15.000kr minus de faktiske uforudsete udgifter. (igen, helt på linje med Søren)

Jeg er sådan set for et offentligt budget, men i dette tilfælde endte vi med at være enig med Claus… det er for besværligt fordi spillerne ikke forstår hvordan et budget på 200.000kr hænger sammen.

Pizza, sodavand og køreture

Her har vi faktisk ikke rigtigt nogle regler i TRoA… ville måske være en god ide.
Hvis jeg for scenariets skyld skal en tur til Aalborg, så betaler scenariet. (der er som nævnt afsat penge til at jeg kan tage til 3 bestyrelsesmøder)

Men pizza og sodavand er straks værre. Og Vi har heller ikke nogen klar principiel holdning.
Da vi havde photoshoot til vores kostumeguide købte vi pizza og det har scenariet betalt. for det var ikke praktisk muligt at gøre det på anden måde, og vi var i gang fra kl 17-efter midnat så mad var nødvendigt.

På sin vis synes jeg ikke at det er i orden at arrangørgrupper spiser pizza til alle møder.
Men omvendt så er spørgsmålet hvad alternativet er.

Et typisk ”møde” for os starter ca. kl 1900, ved at Allan kommer ud til mig, direkte fra en 8-9 timers arbejdsdag i Dragons Lair.
Lad os sige at vi i snit arbejder 4 timer frem til klokken 23. Men vi skal have noget aftensmad. Så enden kan vi bruge 30+ minutter på at købe ind og lave noget mad, eller vi kan købe fastfood og udnytte de 4 timer til at få lavet mest muligt Khypris Stuff. Så fra det synspunkt, så køber vi ikke pizza, men mætte arrangører som arbejder 4 timer, frem for kun 3½.

Så pt. så køber vi pizza og gemmer kvitteringerne. Så hvis ellers scenariet giver overskud, så kommer scenariet til at betale.  Men er der ikke ”råd” så betaler vi selv. Jeg påstår ikke det er optimalt, men det er de vi er blevet enige om… Som Claus skriver, så er det en god ide at have en aftale med sin bestyrelse om det på forhånd. Men omvendt, så er jeg relativt nærig anlagt og synes f.eks at pizzaer er alt for dyrt her i Århus. Så hvis jeg synes det er vigtigt nok til jeg selv at villig til at betale, så er det nok også fair at scenariet betaler…  Men vi burde jo nok lige snakke med vores bestyrelser om det…

De 3 S’er

Da vi i sommers skulde vælge en location, havde vi reelt to muligheder.

1. Tornby klitplantage – som mange kender fra krigslive V. (og det kommende KL9 lyder det til)
   Det er gratis, men det eneste vi får er en skov og en bar mark.
2. Forlev spejdercenter – Som einherjerne har brugt til scenarier og fester siden slutningen af 90erne.
   (både Allan og mit første scenarie var på Forlev i 1999) Det koster penge, men der er to hytter, træt og slip WCer, bad, kølecontainer og stort køkken m.m.

Så selv om Tornby ikke koster os noget at låne, så ville det være dyre når vi har lejet WCer og kølecontainer.

Spise

Einherjernes sommerscenarier på Forlev har (delvist med rette) nok lidt et omdømme for at være noget med at lege samfund og stå og røre i en gryde. At mange spillere så ikke forstår det, når arrangørerne rent faktisk vil noget andet bidrager selvfølgeligt til dette. (jeg tænker her på ”Den Fortabte stad”)

Det er bestemt ikke formålet denne gang. Jovist skal vi lege samfund, men vi skal lege de konflikter der opstår når man smider flere meget forskellige kulturer ned i en anarkistisk by og tvinger dem til at bo op og ned af hinanden… Og ikke stå og røre i en gryde.
Derfor er det planen at der bliver lavet aftensmad til spillerne i Forlevs køkken. Og da kulturelle forskelle netop er hovedtemaet, så skal maden selvfølgeligt også være kulturspecifikt. Det er derfor planen at folk fra De Tretten Stater spiser en type mad og folk fra Tilea spiser en anden type mad.

Morgenmad og middagsmad er op til spillerne selv. Dog er der en del ”fastfood” boder der sælger forskellige typer tilberedt mad. Og det er også et par grupper som har en bod der specifik sælger morgenmad… vi forventer at de kommer til at tjene rigtigt mange penge…

Hvad med folk uden penge?
Der er vi benhårde – det må de selv løse… F.eks ved at tigge… eller blot ved at gå ud og overfald nogle andre roller og snup nogle af deres penge. Men omvendt så har vores Kroer pligt til at hjælpe folk uden penge… de kommer blot til at arbejde for føden…

Mad udgifter

Der er i øvrigt afsat 220kr til mad pr. spiller. (65kr pr dag til torsdag, fredag og lørdag og 25kr til søndag hvor der er nedpilning.  Vi ved af erfaring at mad til efterfesten kan laves af rester)
Og så er der et ”drikke” budget ud over dette til øl, vin og cider. Og der er et selvstændigt beløb til mad til opsætningen.  I alt ca. 57% af budgettet.

Skide

Nu omdage er der træk/ slip wc’er på Forlev…  så det er dækket ind. (det var der ikke i gamle dage. Og det er faktisk spillere, ink. kvinder som har brokket sig over at noget af charmen ved Forlev mangler…)

Sove

Overnatning forgår i middelaldertelte eller vores Markhuse. (imellem Einherjerne, TRoA og Østerskov kan vi indkvartere over 200 spillere i huse…) Inngame sovegrej er ikke et krav, man skal dog medbringe f.eks tæpper til at dække dem til.  Vi vil forsøge at sikre at så mange grupper som muligt har mere end et hus/telt, så det ene kan bruges til overnatning og evt. sovegrej kan smides derind om dagen.

Vi har minimal Tolerance overfor ”svage” spillere som skal have specialbehandling, så overnatning inde for er ikke en mulighed. (undtagelsen er evt. gravide eller folk med småbørn…  der er vi ikke afvisende overfor at hjælpe)

Hvad med folk med mærkelige allergier?

Det er ikke noget i er inde på… Måske lidt en mangel? eller kommer det i ”arrangørtips 2”?
Allan og jeg er begge to så trætte af spillere som forventer specialbehandling, fordi de ikke kan tåle x.
Og vi blev direkte sure, da nogle spillere spurgte om de kunne få dækket udgifterne til den specielle mad en af dem skulde have med. Det gjorde vi af 3 grunde.

1. Ingen af vores venner (det ikke kan tåle x eller y) har nogensinde spurgt om speciel behandling.
2. Vi har på hjemmesiden KLART skrevet at det ikke er noget vi kan eller vil tage hensyn til. Men vi dog godt kan hjælpe med et hjørne i kølecontaineren.
3. Hvis vi skal give netop Dig noget andet mad, så bruger vi mere tid og resurser på dig end på de andre spillere… men da du ikke betaler mere for deltagelsen, så er det ikke fair.

Dokumentation

Well, jeg var allerede før jeg fik denne bog i hånden enig i at vi bør blive meget bedre til at dokumentere…
Jeg læser jo Kåres blog og snakker også med ham fra tid til anden.  At jeg på studiet også har prøvet at dokumentere en udgravning har kun hjulpet på det.

Men hvad har vi af planer for dokumentation?

Svaret er desværre, INTET.
Men det er ikke det samme som at vi ikke har noget. Jeg har løbende sendt opdateringsmails til vores bestyrelser: Hvad har vi lavet siden sidst?  Hvad har vi ikke fået gjort? Hvad er det næste? Spilleantal? Økonomi? Har vi ændret planer?
Og jeg har været opmærksom på at det faktisk var udmærket dokumentation.

Tilsvarene har vi opdateringer på hjemmesiden, og vi har efter de fleste arbejdsaftener skrevet en update på en facebookgruppe for scenariet. (ikke en gruppe vi har oprettet, men mere om det under ”opreklamering”) De er også en form for dokumentation.

Sidst men ikke mindst har jeg tænkt over at låne ÅUF’s (Århus ungdoms fællesråd) HDvideokamera.
Og bruge det til at lave et kort klip vær aften under afviklingen. Hvad lavede vi i dag, man nåede vi, hvad nåede vi ikke osv. For at følge en gennemgående råd i bogen, så burde jeg jo ”Gøre det i stedet for blot at tænke på det…”

Men, nu har jeg i eftermiddags i bussen på vej hjem fra Moesgård fået  ide’en om at skrive det du læser nu… Det er jo en god start.
Og jeg modtog Claus Raasted og Anders Berner’s rigtigt lækre og ærlige evaluering af Krigslive 8…

Og den ene grund til at jeg her kl 02:25 ikke er kommet længere end jeg er, skyldes at jeg også har chattet med dem over FB (om hvor lækker den er) og tænkt en del over hvordan jeg kan overgå dem. (hvorfor har jeg ikke lige en produktionsskole med en TVlinje i baghånden når jeg skal bruge det?)
En anden grund er at jeg også lige skulde skrive i Einherjernes gruppe, om at jeg virkeligt gerne vil hjælpe med at køre historisk rollespil på Fregatten Jylland i efterårsferien. Så noget af tiden er også gået med at tænke på hvad der kunne være fedt at gøre der og hvad der ville virke i forholde til formidling.

Så pt. er min plan at skrive dette færdigt. Og så må vi se hvad der er overskud til efterfølgende.

System Danmac

Jeg synes i øvrigt det er ret relevant hvornår System Danmarc blev afholdt.
For var det scenarie også opstået, hvis vi på daværende tidspunkt havde haft 10 år med en rød regering og enhedslisten som støtteparti, – i stedet for den VKO blok vi havde?
Når folk lavede et scenarie der i den grad var politisk, så synes jeg det er meget relevant, hvordan det politiske billede så ud på det tidspunkt.
For ”Den hvide Krig” var jo nok ikke opstået hvis Danmark ikke havde deltager i krigen i Irak (eller den i Afganistan) Eller måske scenariet havde bygget på Sørens tur til Kosovo? (ikke helt usandsynligt da han jo nok havde været soldat under alle omstændigheder og en tur til Kosonam vel ikke var udelukket?)

Det er røv kedeligt…

Det vil jeg bestemt ikke afvise… men indtil nu har jeg været i gang i 4 timer og klokken er 03:00. Og jeg finder det åbenbart meget sjovere, end at opdatere Khypris hjemmesiden med 117 nye rollebeskrivelser…
En opgave jeg burde løse… men da mit internet nede så det er ikke muligt. Og jeg har dermed en god undskyldning.

Kåre

Hvornår kommer din Udskud arrangørlog online? (Kåre: Det er den gjort i mellemtiden – den er her)

Fondsansøgninger

Ikke noget vi har brugt. Vi overvejede at søge Bifrostpuljen, men nåede frem til at det var vigtigere for Einherjerne at få penge til brætspil og terræn… Og tak for det. (som vi i øvrigt skal have fulgt op på og dokumenteret…)

Men måske man kunne betale sig til noget dokumentation af afviklingen? (opsætning, spil og nedpilning)

Forventningsafstemning

Jeg burde gå i seng, men det er jo næsten lige som Sid Meyer’s civilization… ”just one more turn”

Hvad vi har gjort til Khypris må vente til i morgen. Men vil lige vise et personligt eksempel på hvorfor forventningsafstemning er så vigtigt.

Claus og Anders afholdte for lidt under en måned siden for krigslive 8.
I ugerne op til scenariet var jeg ganske utilfreds med at opgave x og y ikke blev løst, på trods af at det er opgaver som arrangørerne normalt sørger for bliver løst. Om de gør det selv, eller finder spillere til at gøre det er ligegyldigt. (Jeg har f.eks. været med til at løse omtalte opgaver for ”min” side til både KL6 og 7, hvor jeg var spiller.)

Krigslive er jo lidt en underlig fisk, fordi det i en eller anden grad går på skift imellem foreninger og forskellige arrangørgrupper, og der stod faktisk en anden gruppe på spring til at lave noget, hvis det ”københavnske krigslive” ikke var blevet til noget.
Så mente jeg dengang, at det lidt var at udvise mangel på respekt overfor spillerne og den anden gruppe, når de (efter min urimelige standard) ikke gjorde arbejdet godt nok…
Det skal her nævnes at jeg i alle andre sammenhænge har stor forståelse for at folk har andre ting i livet som får første prioritet… men fordi der stod en anden gruppe klar, så gør det lidt at nogle af ”reglerne” er lidt anderledes. Men hvad krigslive er for en fisk og hvor vi skal hen, er en diskussion vi hellere må vente med til Forum. For der kommer DU jo selvfølgeligt!

Men hvis jeg nu skal lade være med blot at kategorisere dette under ”dumme Kjøbenhavnere” og i stedet forsøge at finde ud af hvad problemet faktisk var, så føre det os jo ikke overraskende frem til forventningsafstemning. (for ellers havde jeg jo skrevet dette et andet sted)

Jeg forventede at de løste omtalte opgave (eller fik spillere til det)
Men det gjorde de ikke og det var ikke noget de tydelige gjorde opmærksom på. Og derfor blev jeg skuffet over det. Havde de blot meldt klart ud at de ikke ville løse omtalte opgave, så havde der ikke været noget problem.

Og nu vil jeg i seng… (kl 0400)

Andet

Dette er skrevet løbende, frem for til sidst, da det ikke rigtigt passer ind under nogle af de specifikke punkter.

Kommunikation til spillerne.
Det er vist lidt ved at blive en af mine kæp-”dyret der ikke må nævnes” (sorry intern joke).

For at tage nogle konkrete eksempler på hvad manglende/dårlige kommunikation imellem arrangør og spiller kan betyde.

Jeg vil på forhånd beklage at jeg igen bruger krigslive 8 som eksempel, men det er det sidste scenarie jeg har været til, så det er i frisk erindring..

1. Under ”forventningsafstemning har jeg beskrevet dette. Når man laver scenarie nr. 8 i en række og vælger at gøre noget anderledes, så skal det melders MEGET klart ud, ellers så giver det sure spillere. (i dette tilfælde mig)
2. Sørg for at vis spillerne at der bliver arbejdet på scenariet. Igen, til KL8 var der perioder hvor det virkede som om arrangørerne holdte ferie. Det skal de klart have lov til, men hvis man skriver det på hjemmesiden så er det bare lettere som spiller at forstå hvorfor man ikke får svar på sin mail.
   Til khypris har vi efterhånden en del gange skrevet at vi pga. krigslive, overarbejde eller eksamen i en periode ikke at så aktive.
   Tilsvarende skriver vi ofte på facebook og hjemmesiden at vi har brugt en aften på at arbejde og lidt om hvad vi har lavet. f.eks blot at vi har besvaret mails, skrevet på en eller anden tekst osv. Det holder spillerne informeret og hjælper med at holde hype’en kørende.
3. Og for at stjæle et eksempel fra Claus og Anders’s egen evaluering.
   Hvis man for en masse guld lejer et stort telt til kro, så husk at have en plan for at det bruges..
   Under scenariet snakkede jeg faktisk med Allan om hvorfor der var et stort tomt telt midt i lejren.  Og vi troede faktisk at det var til efterfesten.
4. Og som Claus selv skriver på side 50 – En kølevogn er en rigtigt god ide… men ikke så nyttig hvis man glemmer at fortælle spillerne at man har den. Resultatet var at vi i Einherjerne gruppen kun medbragte mad som kunne klare at være ude af et køleskab i en weekend… ligesom alle de andre spillere.

Planer som ikke holde til “kontakt med fjenden”

Oprindeligt var det planen at finde ”kultur koordinatorer til at stå for at koordinere folk af deres kultur.
Fra vores projektbeskrivelse:
” Optimalt set finder vi en overordnede koordinator for hver kultur (i stil med Oberkaptajner til Krigslive) til at koordinere de forskellige gruppe og kontakten imellem dem.”
Hvornår vi ubevist gik fra de plan ved jeg faktisk ikke…