Arrangørernes døde periode…

Jeg har en teori om, at den findes i alle arrangørgrupper. Jeg har endnu ikke medvirket til eller haft kendskab til arbejdet bag et scenarie hvor den ikke har været der. Måske findes der et sted (i Narnia!) en gruppe arrangører, som sniger sig udenom… men jeg tillader mig at tvivle. Vi må alle igennem den, den uundgåelige del af arrangørarbejdet… (indsæt passende dramatisk lydeffekt) Den Døde Periode!

Den indtræffer sådan lige efter at begejstringen for scenariet har lagt sig blandt de potentielle spillere. Hjemmesiden er online, arrangementet er offentliggjort, folk har sagt de synes det ser fedt ud og den første byge af spørgsmål og kommentarer er døet ud.

Bahm! Så har man lige 2 måneder hvor man er luddoven. Eller måske 3 måneder. Eller 4. Måske endda 5? Jo jo, der sker da noget – man går på forum, man besvarer for det meste de mails der kommer ind, man holder hjulene kørende. Men man får ikke lavet skattekort, bygget skumdæmoner, skrevet gruppekoncepter, planlagt plots, lavet Kongeloven, lagt en madplan eller indhentet priser på en DJ til efterfesten.

Man undskylder sig delvist med at man lige trænger til en pause med stresset op til offentliggørelsen og delvist med at mange af opgaverne “alligevel ikke giver mening at lave nu”. Det giver mere mening når vi ved præcist hvor mange spillere / har fået en bekræftelse på vores location / ved om min onkel gider at lege DJ for os eller alt sådan noget. Eller måske har man et andet projekt der presser sig på. Men i al fald får man ikke lavet de opgaver man bør ved sit scenarie.

Lige pludselig – ud af ingenting – så er man frygteligt meget bagefter. Så finder man ud af, at den fond man troede man skulle have penge fra skulle være søgt for 3 måneder siden, at man nu kun har en weekend til at skrive et helt bibliotek fuld af tekster om De Faldne Engle samt at det selskab man havde snakket med om at leje telte fra pludselig har lejet dem til nogle andre, fordi de aldrig fik en bekræftelse på aftalen.

Så man knokler røven ud af bukserne til sidst. Måske når man det, men chancen for at det ikke bliver så godt som man ønskede eller man slider sig halvt ihjel, er overhængende. Og så bander man. Hvorfor fanden gjorde jeg ikke det her for 2 måneder siden?

Jeg tror det hænger lidt sammen med hvad der motiverer os ved frivilligt arbejde. I starten er man drevet af lysten til at skabe, ideen, visionen, alle de spændende opgaver med at forme og skabe et fedt scenarie. Det er de færreste der ikke synes det er fedt at snakke koncepter, ideer, muligheder, tanker og visioner.

Så kommer spillerreaktionen, som er enormt motiverende. Det værste er næsten ingen reaktion; så længe folk spørger, siger hvad de synes om arrangementet og virker bare lidt interesserede, så giver det en masse energi, som man kan lave noget på. Typisk er der også en masse opgaver; overvejelser man ikke havde gjort sig, spørgsmål der skal tages stilling til og måske dukker der nogle nye opgaver op, man er nødt til at løse.

Men så kommer man til det lange seje træk. Der er en masse opgaver der skal laves, og en del af dem er ikke særligt spændende. Men på den anden side er der også en utroligt masse tid. Så der er jo ingen grund til at stresse med at løse opgaver, som ikke behøver at blive løst lige nu. Desuden er der uden tvivl en del opgaver, hvor der er ekstra-arbejde ved at gøre det i god tid. Hvis man f.eks. indhenter madpriser før man ved hvor mange deltagere man er helt præcist, så skal man indhente endelige priser når man kender det præcise antal.

Så man venter og lige pludselig er man lidt for sent på den. Så er det deadlines og tidspres der gør at man får lavet opgaverne, men det bliver de jo ikke lavet særlig godt af.

Den bedste løsning jeg kender til er at forsøge at have struktur på ens arbejde. Tvinge sig selv (og de andre) til at lave arbejdet så tidligt som muligt i stedet for så sent som muligt. Her er det nyttigt at have en plan for hvordan og hvornår man arbejder og sørge for regulære møder. At have deadlines og turde holde hinanden op på, at disse deadlines bliver overholdt.

Langt de fleste arrangementer bliver påbegyndt i så god tid, at arrangørerne kan nå at lave alle opgaverne, hvis de strukturerer deres arbejde ordentligt og fornuftigt (og prioriterer at løse de rigtige opgaver). Dem der ikke gør – de bliver som oftest fanget af den døde periode. De fleste scenarier har tid til, at der er en kort død periode. Men 2 måneder – eller mere. er for længe for de fleste, og jo længere den varer, jo flere ting bliver ikke gjort ordentligt.

Så hvis du står overfor at arrangere så er du hermed advaret. Vær opmærksom på hvornår den sætter ind og slå ned på den. Eller endnu bedre; forsøg at regn ud hvornår den sætter ind og tag forholdsregler ved at sætte (arbejds)møder i denne periode. Fremskynd opgaver så de bliver løst i denne periode. Så er du allerede rigtig langt med at få tingene gjort.