Estimering…

Som oftest når man vurderer en opgave, er man tilbøjelig til at undervurderer den. Det er der en lang række ting der influerer på, af de mest fremtrædende kan nævnes:

• Overvurdering af egne evner til at løse opgaven.
• Man kender ikke opgavens fulde omfang når man starter på den.
• Opgaven vokser undervejs, fordi der kommer nye ideer.
• Der sker uventede hændelser der komplicerer opgaven.
• Man har ofte et tidspres til at løse opgaven indenfor en bestemt tidsramme der kan bidrage til, at man nedjusterer ens estimat for at få planen til at hænge sammen.

Men heldigvis har man indenfor projektledelse en række forskellige værktøjer til at gøre estimater mere præcise. Jeg vil se på et par af dem her.

Først og fremmest skal man gøre sig bevidst omkring hvor meget det kan svare sig at bruge på estimering. Som scenariearrangør er der en lang fase hvor man har rigeligt tid til at løse sine opgaver hvis man udnytter tiden ordentligt, og her kan det ikke svare sig at bruge for meget tid på at estimere. Men i perioder hvor man har tidspres – f.eks. under selve afviklingen og forberedelsen op til – vil det være stor gevinst i at estimere og bruge det i sin planlægning.

De fleste estimeringsmetoder kræver at du opbryder en opgave i delopgaver. At sige “afvikling af scenariet” som en opgave er alt for stort. Nogle – typiske de meget matematiske – estimeringsmetoder giver en værktøjer til at vurdere det, men i sidste ende afhænger det i høj grad af hvordan man er organiseret. For de fleste mennesker vil  jeg tro det kommer relativt naturligt – for det der føles rigtigt passer ofte til den måde man arbejder på.

Man kan opdele estimeringsmetoder på flere forskellige måde. Jeg vil udelukkende kigge på dem der betegnes som “erfaringsbaserede” da jeg vurderer at de øvrige ikke er velegnede til liverollespil. Fælles for dem er at de i høj grad bygger på erfaring fra lignende projekter eller konkret viden fra disse.

Analogi

Analogi dækker over, at man finder lignende opgaver og kigger på hvor lang tid de har taget at udføre. Derefter sammenholder man disse opgaver med den man står med og identificerer forskelle og deres indflydelse på hvor lang tid løsning af opgaven tager, dette giver et estimat.

Dette kræver at man har lignende opgaver at sammenligne med, hvor man har en god ide om varigheden, særligt det sidste kan være lidt svært.

Delfi-teknikken

Man samler et antal “eksperter” – helst 3 eller flere. Opgaven beskrives, og hver ekspert vurderer (skjult) hvor lang tid det tager. Herefter afslører alle deres estimater. Den der har det højeste estimat argumenterer hvorfor det tager lang tid, den med det mindste hvorfor det kan gøres hurtigere. Er man mange kan man lade flere af de højeste og laveste estimater komme til orde. Herefter estimerer alle igen og processen gentager sig, men nu skulle estimaterne gerne være tættere på hinanden. Det fortsætter indtil enighed nåes.

Dette kræver 3 eller flere folk med erfaringer med lignende opgaver eller en god ide om hvordan de kan udføres. Den kan være lidt tidskrævende, men giver som regel rimeligt gode estimater – særligt hvis dem der skal udføre opgaverne er med til at estimere.

3-punkts estimering

Er den mest matematiske af modellerne. Jeg vil undlade at præsentere matematikken bag, men blot helt lavpraktisk hvordan redskabet fungerer.

Man laver tre estimater; et optimistisk (“Hvis alt går som planlagt tager det 5 timer”), et sandsynligt (“Sandsynligvis tager det 8 timer”) og et pessimistisk (“Når tingene går helt til rotterne tager det 20 timer”).

Så beregner man to værdier; Middelværdien og standardafvigelsen.

• Middelværdi = (Optimstisk + 3 * Sandsynlig + Pessimistisk) / 5
• Standardafvigelse = (Pessimistisk – Optimistisk) / 5

Så kan man beregne sandsynligheden for at man løser opgaven indenfor forskellige givne tidsintervaller. Normalvis vil jeg anbefale at sigte efter 97,5% sandsynlighed for udført opgave – og måske 99,5% for kritiske opgaver.

• Middelværdi + 1 * standardafvigelse: 84 % sandsynlighed for at opgaven er afsluttet
• Middelværdi + 2 * standardafvigelse: 97,5 % sandsynlighed for at opgaven er afsluttet
• Middelværdi + 3 * standardafvigelse: 99,5 % sandsynlighed for at opgaven er afsluttet

Så for at tage fat i mit ovenstående eksempel så får vi:

• Middelværdi = (5 +3 * 8 + 20) / 5 = 9,8 timer ≈  10 timer
• Standardafvigelse = 3 timer
• 84 % sandsynlighed for at opgaven er afsluttet efter 13 timer
• 97,5% sandsynlighed for at opgaven er afsluttet efter 16 timer
• 99,5% sandsynlighed for at opgaven er afsluttet efter 19 timer

Men pas på – selvom det (som ingeniør) er dejligt at bruge matematiske modeller er verdenen mere kompliceret end sådanne modeller leder en til at tro. Når man har beregnet noget så tag lige et reality-check – virker det fornuftigt? Hvis svaret er nej kan der være tale om at de initierende estimater måske er misvisende, og det kan være sundt at modificere det beregnede ud fra ens gut-feeling.

Husk!

Det var nogle estimeringsteknikker, kort beskrevet. Flere af dem giver måske højere estimater end du første omgange regnede med – særligt 3-punkts estimering dikterer jo nærmest, at hvis du vil være “rimeligt sikker” på at løse opgaven er du markant tættere på dit pessimistiske estimat end dit sandsynlige estimat. Det belyser meget fint det faktum, at vi, medmindre vi er meget dygtige og/eller bevidste omkring vores estimater – har en tendens til at underestimere opgaver. Vi antager at tingene går uden uforudsete begivenheder, at vi forstår opgaven, at vi er kompetente nok til at løse den i dens helhed og i stand til at dedikere vores fulde opmærksomhed til opgaven. Desværre sker det næsten aldrig at alle disse antagelser er sande, og så falder vores estimater. Derfor er estimeringsteknikker nyttige for de hjælper en til at tage højde for disse.

Husk også at der er mange opgaver som ikke er lette at kvantificere og estimere som stadig skal løses. Projektledelse, manglende erfaring med opgaven, frivillig arbejdskraft kan være uforudsigelig (begge veje!), opgaver kan ændre omfang og der kan ske ting man slet ikke forestillede sig – altsammen er noget man skal kunne håndtere. Så hvis man beregner at alle ens opgaver til opsætning tager tilsammen 160 timer er det nok næppe nok at møde op med 5 mand i to døgn og så regne med at de arbejder 16 timer i døgnet i 2 dage i træk med 100% effektivitet.

Det er dog ikke et argument for ikke at estimere. Selvom ting ændrer sig og der er et element af uforudsigelighed vil man altid være bedre rustet til at håndtere dette hvis man har estimeret hvor mange ressourcer man skulle bruge på forhånd. Det er bedre at have en plan at afvige fra end at gå i blinde gennem hele projektet.