Planlægning…

Planlægning af opgaver burde være relativt simpelt, men alligevel er vi ikke altid voldsomt gode til det. Det jeg skriver her virker derfor rimeligt simpelt og indlysende som jeg skriver det, men det virker alligevel som om det ofte ikke forekommer i tilstrækkelig grad.

Man kan anskue et projekt som en række opgaver, der skal løses. Hvis alle opgaverne løses til tiden og til den rette kvalitet, bliver projektet realiseret som ønsket. Så hvordan sikrer man sig, at det sker?

Definition af opgaven

Førend man kan løse en opgave, skal den defineres som opgave og anerkendes som sådan. Det der ofte går galt her er, at man får en ide som alle er enige om er fed, men man får ikke eksplicit defineret alle de opgaver, som skal udføres fra arrangørside for at realisere denne ide.

Den letteste måde at undgå at havne i denne situation er at spørge sig selv “Hvad skal gøres for at vi kan realisere dette?” når man diskuterer en ide. Det er også en god ide at skrive det ned – særligt hvis man er tidligt i ide-fasen af projektet.

Ansvarlig for opgaven

En opgave som ingen har taget ejerskab over, bliver ikke udført. Selvom alle anerkender der er en opgave er der også nogle som skal være ansvarlig for at den udføres. Det behøver ikke at være den person som rent lavpraktisk udfører opgaven, men i frivilligt arbejde ender der ofte med at være stor korrelation mellem den ansvarlige og den der udfører opgaven.

Det her går oftest galt på en af to måder; den mindst almindelige er, at ingen vil have ansvaret for en opgave, og derfor bliver den ikke givet til nogen i den tro, at der måske senere er en der har lyst til den – hvilket sjældent sker. Det andet der også ofte sker er, at der opstår uklarhed om hvem der har opgaven – person A tror person B har opgaven og omvendt.

Her er det vigtigt at sikre at alle opgaver bliver givet til nogen og f.eks. afslutte mødet med at gennemgå alles opgaver, så der er klarhed omkring det. Opgaver som ingen kan/vil påtage sig må man enten enes om at opgive eller dokumentere og tage op ved førstkommende lejlighed.

Deadline

Det er fint at få en opgave der er veldefineret, men der skal også være en deadline.  uden deadline kan man jo udsætte den så længe man ønsker, og så kunne man lige så godt lade være med at definere og ansvarsfordele opgaven.

Det hænder ofte, at man ikke sætter en deadline. Måske er det en opgave der tager 20 minutter som bare skal løses indenfor de næste 6 måneder, og så virker det fjollet at sætte en deadline. Men for mange personer virker en deadline motiverende og man har en tendens til at løse de opgaver, der har deadline tættest på. Derfor er det en god ide at sætte en deadline på selv den mest banale opgave. Så kan man altid i praksis flytte deadlines hvis de bliver brudt.

Så når man angiver opgaver er det en god ide at sætte en deadline på samtlige opgaver, igen explicit. Man kan eventuelt operere med at alle opgaver der ikke får en specifik deadline har deadline ved f.eks. næstkommende møde, for at lette planlægning.

Tovholder

Så nu har vi defineret opgaverne, angivet nogle ansvarlige og givet deadlines. Så burde opgaverne jo løse sig selv. Praksis viser bare, at det ikke er usædvanligt at deadlines bliver brudt.

Derfor skal der være en som er tovholder på opgaverne, typisk en projektleder. Vedkommende skal følge op på om opgaverne bliver løst til deadline og hvis ikke, indgå i dialog med den ansvarlige om hvad vi kan gøre så projektet ikke lider overlast. Måske har vedkommende ikke haft tid til at løse opgaven, og en anden skal være ansvarlig for opgaven. Måske har vedkommende glemt eller nedprioriteret opgaven, men har bedre tid til at se på den nu. Under alle omstændigheder er det vigtigt at der bliver gjort noget og lagt en ny plan.

For særligt kritiske opgaver kan det også være en god ide at følge op på opgaven lidt tid inden den skal være løst. Så hvis der skal laves et udkast til en plotplan og man ved det nok tager en 3-4 dage så kan det være en god ide at kontakte den ansvarlig en 5-6 dage før og høre, om vedkommende følger planen og bliver færdig som aftalt. Så kan man imødekomme eventuelle problemer inden det er for sent.