Vi tager lige en hurtig briefing…

Det har jeg dælme hørt mange gange – og det skurer i ørerne hver eneste gang.

Sidste gang var til Krigslive VII hvor vi sent om aftenen i halvmørke stod til en briefing med en, der ikke havde en klokkeklar liste over hvad han ville sige. Resultatet var en rodet briefing der kom vidt omkring uden at dække det hele.

Briefingen er starten på scenariet. Altså, ikke fordi vi er begyndt at spille endnu, men fordi den tydeligt markerer overgangen mellem forberedelsesfase og spillefase. Måske er der lige lidt forberedelse der mangler, men reelt set er næste skridt Scenariet Selv.

Briefingen kan bruges til rigtig mange ting. Den er arrangørernes sidste kommunikation til spillerne, og den er effektiv i og med at man som arrangører kan nå (næsten) samtlige spillere og være så sikker som man kan blive på, at budskabet er modtaget. Man har muligheden for at opridse de vigtigste ting scenariet handler om, præsentere vigtige personer eller koncepter, minde om praktiske foranstaltninger

Briefingen er derfor en af de allerstærkeste kommunikationsmidler en arrangør har til rådighed!

Alligevel ender de ofte med at blive halvdårlige; upræcise, udelader vigtig information, rejser en masse spørgsmål, tager alt for lang tid og ender nogle gange lidt tilfældigt i en lang spørge- og kommentarrunde. Hvorfor gør de det? Jo, fordi arrangørerne ikke prioriterer den ret højt. De er som regel trætte når der skal briefes. De har ikke lavet en disposition, for de tror de kan huske alt de skal sige. De har også en masse andre ting de burde lave, så derfor vil de egentlig helst have det overstået snarligst. Det er altsammen ting der giver en dårlig briefing.

Men hvad er en god briefing egentlig? Der går så længe imellem dem at det faktisk er lidt svært for mig at formulere. Men jeg prøver alligevel:

• Den er kort (helst under 20 minutter) for at holde folks opmærksomhed. Hvis man har brug for at sige mere end det så hold en workshop!
• Den indeholder kun de allermest nødvendige ting.
• Den er klar og præcis og efterlader ikke tvivl om de områder, den beskriver.
• Spillerne præsenteres ikke for noget nyt eller ukendt; hvis de har læst alt materiale ved de allerede det der siges til briefingen (men kan måske stadig have gavn af en genopfriskning)
• Der er ikke behov for spørgsmål eller kommentarer fra spillerne.
• Den giver spillerne lyst til at gå i gang med at spille scenariet.

Så hvordan bygger man bro mellem det man ofte ser og det der beskrives her?

Første skridt er forberedelse. Man sørger for at skrive ned hvad der skal siges til briefing af praktiske ting. Når man kommer tæt på scenariet burde man have samlet en god bunke noter og burde have alting inkluderet.

Så rydder man op i listen. Fjerner alt det der strengt taget ikke behøves at blive sagt. Man behøver ikke at nævne, at man skal huske at spise og drikke, ej heller at toiletterne er lige bag ved der hvor man står. Hold dig til det centrale; usædvanlige ting eller ting, som er pinligt nødvendige at alle ved.

Næste skridt er at give spillerne lyst til scenariet. Man er nødt til at bruge bare lidt tid på at fortælle noget om hvad scenariet handler om – kogt ned. Sørg for at spillerne kender hovedtemaerne og koncepterne, og er klar på hvad de skal gøre, for at opleve dem. Et scenarie bliver ikke magisk et horror scenarie bare fordi man sætter nogle vampyrer i spil om natten – spillerne skal ville spille scenariet og mindes om, at det er det de går ind til. Den pitch du har brugt til at sælge scenariet til potentielle spillere kan også bruges til at minde spillerne om, hvad de skal lave i scenariet.

Dernæst skal du øve. Jeg siger ikke du skal skrive det hele ned og lære det udenad, men du skal have en ide om i hvilken rækkefølge du skal fortælle tingene så det virker mest naturligt, og de skal have tilstrækkeligt med stikord til, at du husker alting. Og du skal helst prøve det igennem en gang – hvis det tager for lang tid, må du overveje hvad du kan skære fra, og hvordan du kan sikre, at spillerne alligevel forstår informationen. Hvis alle spillerne skal parkere på en bestemt måde kan du enten forklare det fuldstændigt hvad de skal gøre hvis de ikke har gjort det korrekt eller bare sige “Alle skal parkere som beskrevet i deltagerbrevet – er du i tvivl om hvorvidt du har gjort det så snak med Anders (peg på Anders som er synlig for alle) efter briefing”. På den måde kan du skære ned på forklaringer du giver til alle som måske kun er relevant for en meget lille del af spillerne.

Og til allersidst – sørg for at arrangøren der holder briefing er udhvilet. Arrangørerne har en fjollet tendens til ikke at sove når de arrangerer. Det kommer der ikke noget godt ud af; du bliver så træt at du arbejder langsommere og laver for mange fejl. Få mindst 6 timer hver nat. 6 timer mere i døgnet er ikke din nattesøvn værd.