Planl\u00e6gning af opgaver burde v\u00e6re relativt simpelt, men alligevel er vi ikke altid voldsomt gode til det. Det jeg skriver her virker derfor rimeligt simpelt og indlysende som jeg skriver det, men det virker alligevel som om det ofte ikke forekommer i tilstr\u00e6kkelig grad.<\/p>\n
<\/p>\n
Man kan anskue et projekt som en r\u00e6kke opgaver, der skal l\u00f8ses. Hvis alle opgaverne l\u00f8ses til tiden og til den rette kvalitet, bliver projektet realiseret som \u00f8nsket. S\u00e5 hvordan sikrer man sig, at det sker?<\/p>\n
F\u00f8rend man kan l\u00f8se en opgave, skal den defineres som opgave og anerkendes som s\u00e5dan. Det der ofte g\u00e5r galt her er, at man f\u00e5r en ide som alle er enige om er fed, men man f\u00e5r ikke eksplicit defineret alle de opgaver, som skal udf\u00f8res fra arrang\u00f8rside for at realisere denne ide.<\/p>\n
Den letteste m\u00e5de at undg\u00e5 at havne i denne situation er at sp\u00f8rge sig selv “Hvad skal g\u00f8res for at vi kan realisere dette?” n\u00e5r man diskuterer en ide. Det er ogs\u00e5 en god ide at skrive det ned – s\u00e6rligt hvis man er tidligt i ide-fasen af projektet.<\/p>\n
En opgave som ingen har taget ejerskab over, bliver ikke udf\u00f8rt. Selvom alle anerkender der er en opgave er der ogs\u00e5 nogle som skal v\u00e6re ansvarlig for at den udf\u00f8res. Det beh\u00f8ver ikke at v\u00e6re den person som rent lavpraktisk udf\u00f8rer opgaven, men i frivilligt arbejde ender der ofte med at v\u00e6re stor korrelation mellem den ansvarlige og den der udf\u00f8rer opgaven.<\/p>\n
Det her g\u00e5r oftest galt p\u00e5 en af to m\u00e5der; den mindst almindelige er, at ingen vil have ansvaret for en opgave, og derfor bliver den ikke givet til nogen i den tro, at der m\u00e5ske senere er en der har lyst til den – hvilket sj\u00e6ldent sker. Det andet der ogs\u00e5 ofte sker er, at der opst\u00e5r uklarhed om hvem der har opgaven – person A tror person B har opgaven og omvendt.<\/p>\n
Her er det vigtigt at sikre at alle opgaver bliver givet til nogen og f.eks. afslutte m\u00f8det med at gennemg\u00e5 alles opgaver, s\u00e5 der er klarhed omkring det. Opgaver som ingen kan\/vil p\u00e5tage sig m\u00e5 man enten enes om at opgive eller dokumentere og tage op ved f\u00f8rstkommende lejlighed.<\/p>\n
Det er fint at f\u00e5 en opgave der er veldefineret, men der skal ogs\u00e5 v\u00e6re en deadline. \u00a0uden deadline kan man jo uds\u00e6tte den s\u00e5 l\u00e6nge man \u00f8nsker, og s\u00e5 kunne man lige s\u00e5 godt lade v\u00e6re med at definere og ansvarsfordele opgaven.<\/p>\n
Det h\u00e6nder ofte, at man ikke s\u00e6tter en deadline. M\u00e5ske er det en opgave der tager 20 minutter som bare skal l\u00f8ses indenfor de n\u00e6ste 6 m\u00e5neder, og s\u00e5 virker det fjollet at s\u00e6tte en deadline. Men for mange personer virker en deadline motiverende og man har en tendens til at l\u00f8se de opgaver, der har deadline t\u00e6ttest p\u00e5. Derfor er det en god ide at s\u00e6tte en deadline p\u00e5 selv den mest banale opgave. S\u00e5 kan man altid i praksis flytte deadlines hvis de bliver brudt.<\/p>\n
S\u00e5 n\u00e5r man angiver opgaver er det en god ide at s\u00e6tte en deadline p\u00e5 samtlige opgaver, igen explicit. Man kan eventuelt operere med at alle opgaver der ikke f\u00e5r en specifik deadline har deadline ved f.eks. n\u00e6stkommende m\u00f8de, for at lette planl\u00e6gning.<\/p>\n
S\u00e5 nu har vi defineret opgaverne, angivet nogle ansvarlige og givet deadlines. S\u00e5 burde opgaverne jo l\u00f8se sig selv. Praksis viser bare, at det ikke er us\u00e6dvanligt at deadlines bliver brudt.<\/p>\n
Derfor skal der v\u00e6re en som er tovholder p\u00e5 opgaverne, typisk en projektleder. Vedkommende skal f\u00f8lge op p\u00e5 om opgaverne bliver l\u00f8st til deadline og hvis ikke, indg\u00e5 i dialog med den ansvarlige om hvad vi kan g\u00f8re s\u00e5 projektet ikke lider overlast. M\u00e5ske har vedkommende ikke haft tid til at l\u00f8se opgaven, og en anden skal v\u00e6re ansvarlig for opgaven. M\u00e5ske har vedkommende glemt eller nedprioriteret opgaven, men har bedre tid til at se p\u00e5 den nu. Under alle omst\u00e6ndigheder er det vigtigt at der bliver gjort noget og lagt en ny plan.<\/p>\n
For s\u00e6rligt kritiske opgaver kan det ogs\u00e5 v\u00e6re en god ide at f\u00f8lge op p\u00e5 opgaven lidt tid inden den skal v\u00e6re l\u00f8st. S\u00e5 hvis der skal laves et udkast til en plotplan og man ved det nok tager en 3-4 dage s\u00e5 kan det v\u00e6re en god ide at kontakte den ansvarlig en 5-6 dage f\u00f8r og h\u00f8re, om vedkommende f\u00f8lger planen og bliver f\u00e6rdig som aftalt. S\u00e5 kan man im\u00f8dekomme eventuelle problemer inden det er for sent.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Planl\u00e6gning af opgaver burde v\u00e6re relativt simpelt, men alligevel er vi ikke altid voldsomt gode til det. Det jeg skriver her virker derfor rimeligt simpelt og indlysende som jeg skriver det, men det virker alligevel som om det ofte ikke forekommer i tilstr\u00e6kkelig grad.<\/p>\n","protected":false},"author":675,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"jetpack_post_was_ever_published":false,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":false,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2}},"categories":[11],"tags":[],"class_list":["post-1452","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-toolbox"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p9A51m-nq","jetpack_likes_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1452","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/675"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1452"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1452\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1505,"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1452\/revisions\/1505"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1452"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=1452"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.idenmoerkeskov.dk\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=1452"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}